Premium

Archieven Velsen al jaren onder de maat: ’Actueel, compleet en samenhangend overzicht van alle archieven ontbreekt’

Archieven Velsen al jaren onder de maat: ’Actueel, compleet en samenhangend overzicht van alle archieven ontbreekt’
Archiefkasten in het Nationaal Archief.
© foto ANP
Velsen

De archieven van de gemeente Velsen zijn al jaren onvoldoende op orde. Velsen krijgt jaarlijks op- en aanmerkingen van de provincie Noord-Holland om het archiefbeheer te verbeteren. Dat blijkt uit verslagen van de provincie, die toezicht houdt op hoe de gemeenten archiveren.

Velsen heeft problemen met de overstap naar digitaal werken in combinatie met archiveren. Omdat digitaal en analoog naast elkaar worden gebruikt ’ontstaan er risico’s op overlappingen, versieproblemen en incompleetheid’. In 2017 constateert de provincie dat Velsen geen vastgesteld systeem heeft om de kwaliteit van de archivering voor de hele gemeente te borgen. Ook tikt de provincie Velsen in 2018 nog op de vingers omdat ’een actueel, compleet en samenhangend overzicht van alle analoge en digitale archieven ontbreekt’. Dit is opvallend, omdat Velsen in 2016 nog een compliment krijgt dat het volledige archievenoverzicht bijna compleet is.

Dat maakt het lastig om opgeslagen informatie terug te vinden voor personeel, inwoners en journalisten. Ook is dit van belang als er een WOB-verzoek wordt ingediend. Vorige week bleek in de rechtszaal dat de gemeente Velsen ongeveer zeshonderd documenten van overleggen over het Windpark Spuisluis kwijt is. De documenten stonden op het account van een uitzendkracht, die na zijn vertrek - volgens de privacywetgeving - is verwijderd. De stukken zijn volgens de gemeente Velsen niet terug te vinden in de (digitale) archieven, waardoor de ambtenaar deze niet aan de rechter kon overleggen. De overlegagenda’s die via de WOB wel zijn vrijgegeven, stammen uit 2016 en 2017.

Achterstand

Inzicht in de provinciale verslagen leert dat Velsen al jaren kampt met een achterstand in het vernietigen van het archief, waardoor de gemeente het risico loopt zich niet aan de Archiefwet en aan de privacywetgeving te houden. In zowel 2016, 2017 als 2018 wordt de gemeente gemaand de achterstand in te lopen. In het jaarverslag van 2018 waarschuwt de provincie alle gemeenten zelfs dat in de nieuwe Archiefwet de termijn waarop stukken openbaar toegankelijk moeten worden, verlaagd wordt van twintig naar tien jaar ’waardoor de achterstanden verder zullen oplopen’.

Controle

Volgens de Archiefwet moet de gemeente jaarlijks via het college van burgemeester en wethouders een zelfrapportage naar de provincie sturen. De provincie controleert de verslagen en kent een oordeel toe op basis van een stoplichtprincipe: adequaat, redelijk adequaat en niet adequaat. Velsen scoort hierin al jaren oranje, Heemskerk en Beverwijk scoren groen en Uitgeest en Castricum scoren de laatste drie jaar ook oranje. Bij oranje volgen aanbevelingen om verbeteringen door te kunnen voeren.

De regels voor het archiveren van stukken zijn voor alle ambtenaren hetzelfde, of zij nu in vaste dienst zijn of via een uitzendconstructie of als zzp’er. Juist omdat uitzendkrachten tijdelijk in dienst zijn, zou de gemeente bij hen extra goed moeten letten dat het archiveren juist gebeurt. Het lijkt erop dat dit bij de medewerker die zich bezig hield met de Spuisluis niet is gebeurd, omdat de stukken anders in het archief te vinden zouden zijn.

De gemeente is wettelijk verplicht een kwaliteitssysteem voor (digitale) archivering te gebruiken. In 2017 deed Velsen dit in ieder geval nog niet, blijkt uit de rapportage van de provincie. Of dit inmiddels wel het geval is, daar kon de gemeente Velsen nog geen antwoord op geven. Ook op andere vragen van de krant over dit onderwerp is nog geen antwoord gekomen.

Meer nieuws uit IJmond

Ombudsman

Ombudsmannen Durk Geertsma & Ed Brouwer springen in de bres voor de consument.